Whistleblowerordning
Hos Zurface har vi infört en whistleblowerordning för anställda och tidigare anställda för att främja öppenhet och ansvar i företaget. Vi strävar efter att skapa en kultur där alla känner sig trygga att rapportera överträdelser på arbetsplatsen, såsom lagbrott, sexuella trakasserier eller andra allvarliga förhållanden.
Vår företagskultur är viktig för oss – den ska vara öppen, trygg och förtroendefull. Vi vill inte bara följa regler utan också vara kända för starka värderingar och höga etiska standarder. Vårt beteende och vår identitet är avgörande för förtroendet från kunder, leverantörer, samarbetspartners och samhället i stort.
All användning av ordningen är helt anonym. Ingen kommer att kunna ta reda på vem som har skrivit meddelandet.
Whistleblowerpolicy för Zurface
Bakgrund och syfte: Zurface omfattas av lagstiftningen om skydd för visselblåsare och tillhandahåller därför en whistleblowerordning för våra anställda.
Whistleblowerordningen är en oberoende kanal där anställda kan rapportera misstankar eller konkret information om allvarliga lagbrott eller andra allvarliga förhållanden inom företaget.
Denna whistleblowerpolicy beskriver när och hur en anställd kan använda whistleblowerordningen, vad som kan rapporteras, hur rapporter hanteras och rättigheter för de inblandade, med mera.
Innehåll:
- Vem kan rapportera via whistleblowerordningen?
- Vem kan det rapporteras om?
- Vilka förhållanden kan det rapporteras om?
- Hur görs en rapport?
- Vem tar emot rapporter?
- Procedur vid mottagande av en rapport
- Undersökning av en rapport
- Tystnadsplikt och vidarebefordran av information
- Anonymitet, skydd mot repressalier och andra rättigheter för en visselblåsare
- Kontinuerlig kommunikation och tidsfrister
- Sekretess
- Registrering av rapporter
- Rättigheter för berörda personer
- Externa whistleblowerordningar
- Whistleblowerens rätt till offentliggörande
1. Vem kan göra en rapport via whistleblowerordningen?
Whistleblowerordningen är tillämplig på alla anställda inom organisationen, inklusive personer med tidsbegränsad anställning eller vikariat.
2. Vem kan det rapporteras om?
Whistleblowerordningen används för att rapportera information och förhållanden avseende lagbrott och allvarliga överträdelser begångna av anställda eller andra personer kopplade till organisationen. Det kan inkludera styrelsemedlemmar, aktieägare, konsulter, leverantörer och revisorer.
3. Vilka förhållanden kan det rapporteras om?
Organisationen följer whistleblowerlagens riktlinjer, vilket innebär att överträdelser av EU-rätten, allvarliga lagbrott enligt dansk lag och andra allvarliga förhållanden kan rapporteras, förutsatt att det involverar personer kopplade till organisationen. Det kan inkludera områden som offentliga upphandlingar, penningtvätt, integritetsskydd, ekonomisk brottslighet och mycket mer (se listan nedan).
Rapportering kan göras anonymt och elektroniskt via Nordic Whistle-länken: Whistleblowerordning Zurface.
Läs mer om rapporteringsproceduren i mappen "Whistleblower" på gemensamt enhetsdrev: L:\Whistleblower.
Anställda kan göra skriftliga och anonyma rapporter via en digital lösning som hanteras av en extern leverantör, Nordic Whistle.
Länk till whistleblowerordningen: Whistleblowerordning Zurface A/S.
Läs mer om rapporteringsproceduren i mappen ”Whistleblower” på det gemensamma enhetsdrevet; L:\Whistleblower.
Rapporter tas emot av Nordic Response Team (förvaltas av Advodan), en extern och oberoende rådgivare. Teamet bekräftar mottagandet anonymt och granskar sedan rapporten innan den vidarebefordras till relevanta personer inom organisationen.
För att säkerställa objektivitet granskas rapporten för eventuella intressekonflikter med kontaktpersoner inom organisationen.
6. Procedur vid mottagande av en rapport
När en rapport mottas bedöms den för att fastställa om den omfattas av whistleblowerlagens område. Om rapporten faller utanför lagens omfattning avvisas den, och rapportören får vägledning om interna kanaler för att hantera ärendet.
Relevanta personer inom organisationen ansvarar för en grundlig undersökning av rapporten, vilket kan inkludera interna utredningar, rapportering till ledningen eller styrelsen, polisanmälan eller andra åtgärder.
Feedback ges till rapportören inom tre månader enligt de fastställda riktlinjerna i whistleblowerordningen.
8. Tystnadsplikt och utlämnande av information
Endast mottagaren och relevanta kontaktpersoner inom organisationen har tillgång till informationen i en rapport. Rapporter omfattas av särskild tystnadsplikt och får därför inte delas med andra.
Den särskilda tystnadsplikten gäller endast information i en rapport. Om ytterligare information framkommer under en närmare undersökning omfattas sådan information inte av den särskilda tystnadsplikten. För sådana upplysningar gäller vanliga regler om utlämnande och insyn enligt offentlighetslagen och förvaltningslagen.
Om whistlebloweren har avstått från sin anonymitet gäller inte längre den särskilda tystnadsplikten för de upplysningar som ingår i rapporten. Organisationen har också rätt att dela information från en rapport, inklusive whistleblowerens identitet om den är känd, med exempelvis polisen. I sådana fall ska whistlebloweren informeras om detta.
9. Anonymitet, skydd mot repressalier och andra rättigheter för en whistleblower
Som whistleblower har du rätt att vara anonym under hela processen. Den valda IT-lösningen möjliggör anonym kommunikation med mottagaren av rapporterna.
En rapport kan dock ha en sådan karaktär att det kan vara svårt att undersöka en fråga fullständigt utan att whistlebloweren väljer att träda fram och därmed avstå från sin rätt att vara anonym. Det är whistleblowerens eget beslut om detta ska ske. Om anonymiteten avstås är syftet med whistleblowerlagen att skydda whistlebloweren mot repressalier eller hot om repressalier som följd av att den berörda whistleblowern har gjort en rapport.
Repressalier inkluderar alla former av ogynnsam behandling eller ogynnsamma konsekvenser som svar på en rapport. Det kan vara suspension, uppsägning, degradering eller försummelse av befordran, överföring av uppgifter, förflyttning, lönesänkning, disciplinåtgärder, tvång, trakasserier, diskriminering etc.
Det kan ha betydande konsekvenser att nämnas i en rapport, och därför krävs det att whistlebloweren är i god tro om innehållet i en rapport. En medvetet falsk rapport från en whistleblower, till exempel av trakasserimässiga skäl, kan få rättsliga konsekvenser för whistlebloweren.
Däremot kan en whistleblower inte hållas ansvarig för att avslöja konfidentiell information om whistlebloweren hade rimlig grund att tro att informationen som lämnades i form av en rapport var korrekt vid tidpunkten för rapporten och att informationen avsåg allvarliga lagbrott eller andra allvarliga förhållanden omfattade av ordningen.
Whistlebloweren blir inte ansvarig för att ha skaffat sig tillgång till de upplysningar som rapporten handlar om, under förutsättning att handlingen inte i sig utgör en straffbar handling, till exempel inbrott.
10. Kontinuerlig kommunikation och tidsfrister
Mottagaren hanterar kommunikationen med whistlebloweren via whistleblowersystemet.
Enligt whistleblowerlagen ska en whistleblower få bekräftelse på en rapport senast 7 dagar efter att ha skickat in sin rapport.
Dessutom bör whistlebloweren så snart som möjligt och senast 3 månader efter bekräftelse av mottagandet få feedback. Det innebär att whistlebloweren, i den utsträckning det är möjligt, ska informeras om vilka åtgärder som har vidtagits eller övervägs, och varför den specifika uppföljningen har valts. Vid återkoppling kommer det att finnas information som inte får delas med whistlebloweren, till exempel på grund av lagstadgad tystnadsplikt, dataskyddslagar etc.
Utöver information om den valda uppföljningen bör whistlebloweren också så långt det är möjligt få information om undersökningsprocessen och resultatet, om detta kan göras inom gällande regler.
Om det på grund av omständigheterna i ärendet inte är möjligt att ge slutlig återkoppling före utgången av den 3-månadersfrist som anges, bör whistlebloweren informeras om detta, tillsammans med information om när ytterligare återkoppling kan förväntas.
En whistleblower kan, som nämnts, välja att träda fram, och i så fall kan fysiska möten med Mottagaren och relevanta kontaktpersoner inom Organisationen vara aktuella.
Whistleblowerordningen är utformad och hanteras på ett sätt som säkerställer konfidentialitet om whistleblowerens identitet och de berörda personer som kan nämnas i en rapport.
Det IT-system som används för att hantera whistleblowerordningen omfattas av stränga säkerhetskrav, vilket bland annat säkerställer anonymitet och konfidentialitet. Det innebär att den person som gör en rapport via whistleblowerordningen förblir anonym om så önskas. Systemet loggar inte IP-adresser, metadata tas bort från eventuellt uppladdade filer, och all datatransmission och lagring av data sker krypterat.
Mottagaren och relevanta kontaktpersoner inom Organisationen omfattas av tystnadsplikt, och det finns begränsad åtkomst till all information som rör en rapport.
Inkomna rapporter, inklusive de dokument som ingår som en del av en rapport, måste registreras (förvaras systematiskt) för att säkerställa att det finns åtkomst till rapporterna och att de, om det behövs, kan användas som bevis i en eventuell framtida rättegång. Samtidigt ger registreringen också trygghet för att eventuella rapporter om samma ärende upptäcks och eventuellt kan leda till ytterligare undersökning av ärendet. Denna registrering görs i whistleblowersystemet.
Rapporter bevaras så länge det är nödvändigt och proportionerligt i förhållande till att uppfylla kraven i whistleblowerlagen. Principerna för lagring beskrivs närmare i Organisationens integritetspolicy för whistleblowerordningen.
13. Berörda Personers Rättigheter
De personer som nämns i en rapport har rätt till skydd av sin identitet i samband med behandlingen av ärendet. Dessutom måste de berörda personerna ha tillgång till ett effektivt försvar, vilket bland annat sker genom att en rapport registreras i enlighet med kraven i whistleblowerlagen, vilket säkerställer dokumentation av de förhållanden som nämns.
Berörda personer har också olika rättigheter i samband med behandlingen av sina personuppgifter. Dock innebär Organisationens tystnadsplikt att det finns begränsningar för när berörda personer ska få information om behandlingen av information och om de kan åberopa rätten till insyn, radering etc.
Om en rapport leder till ett ärende har den som har gjort rapporten rätt till hörande av parter eller rätt till möjlighet till partsinsyn i de uppgifter som ingår i en rapport. Om whistlebloweren är anonym finns dock ingen rätt till insyn i whistleblowerens identitet.
14. Externa Whistleblowerordningar
Enligt Whistleblowerlagen är Organisationen skyldig att informera sina anställda om följande externa whistleblowerordningar som kan användas som alternativ till Organisationens interna ordning:
Datatilsynet har inrättat en oberoende och självständig extern whistleblowerordning där alla har möjlighet att rapportera överträdelser av EU-rätten samt överträdelser som omfattas av tillämpningsområdet för Europaparlamentets och rådets direktiv om skydd för personer som rapporterar om överträdelser av EU-rätten.
Du hittar mer information om hur du rapporterar till Datatilsynets whistleblowerordning här: Whistleblower.dk
Möjligheten att använda en extern whistleblowerordning begränsar inte de anställdas vanliga yttrandefrihet.
15. Whistleblowerens Rätt till Offentliggörande
Whistleblowerlagen och de skyddsnormer den ger whistleblowers gäller också för en whistleblowers offentliggörande av information som nämns i en rapport.
Det är dock en förutsättning att whistlebloweren antingen
innan offentliggörandet har gjort en rapport till Organisationens interna whistleblowerordning och till en extern whistleblowerordning (till exempel Datatilsynet, se ovan), utan att lämpliga åtgärder sedan vidtagits, eller har skälig grund att tro att överträdelsen utgör en överhängande eller uppenbar fara för allmänhetens intresse, eller har skäl att tro att det vid rapportering till den externa whistleblowerordningen kommer att finnas en risk för repressalier eller att ärendet inte kommer att behandlas effektivt med hänsyn till ärendets specifika omständigheter.